管委會可否使用Line通訊軟體開會、議決？－林正椈律師
- 林正椈律師
- 民事案件
現代人使用智慧型手機，為求方便、快速溝通，多會使用手機上之通訊軟體進行傳遞訊息，伴隨著全球新冠肺炎疫情蔓延，通訊及視訊軟體越來越被大眾所仰賴，會議的進行不再受限於物理之空間場域，不少的社區管委會都開始使用通訊軟體例如：Line進行開會討論及決議，然而在法令上這樣的方式是否合法？又要如何做才能確保決議的合法性呢？
依照公寓大廈管理條例，管理委員會開會時並無一定之程序規範，因此就會議如何進行，得參考內政部於54年7月20日以內政部（54）內民字第178628號令訂定發布的《會議規範》。但《會議規範》只是作為會議進行相關之程序依據，並非未依照該規範進行，就當然導致召集程序或決議方法違法，仍要視有無違反其他法令或規約，才有可能無效。因此，社區制定的規約或管委會的組織章程，應該要將管委會開會的程序及決議方法載明，或是經過區分所權人會議作成決議。
若社區管委會開會時，使用Line進行議決，內政部曾有做出108年12月25日內授營建管字第1080823489號函釋，該函釋指出：「二、有關管理委員會召集方式及事務執行方式，按公寓大廈管理條例第29條第2項規定，依區分所有權人會議之決議。但規約另有規定者，從其規定。管理委員會召集方式及事務執行方式如未經區分所有權人會議之決議或納於規約者，不生效力。四、參照會議規範第11條第1項規定：『議事紀錄：開會應備置議事紀錄，其主要項目如左......』。綜上，基於公寓大廈管理自治之精神，管理委員會召集方式及事務執行方式依區分所有權人會議之決議或依規約規定方式辦理，本條例尚無限制，惟仍應做成會議紀錄…」由該函釋可知，若規約或區分所有權人會議並無限制時，使用Line進行會議並不違反公寓大廈管理條例，但仍應依照會議規範之規定，作成會議紀錄。
然而，管委會使用Line進行議決，仍是容易發生爭議，例如：是否參與會議的委員都知悉會議之進行？是否確實參與會議？如何算出席數？等問題，因此就使用通訊軟體開會，宜在規約之中明定相關規範，以供管委會遵循。
※重要提醒：
本文係依據當時有效之法律及相關實務見解做成，法律可能增刪修減，實務見解亦有可能改變或不再適用，且各案事實存有差異，故本文僅供參考，不得作為解釋之依據；如個人有法律問題，建議仍應依據各案具體事實，向專業律師諮詢。
